微软近日宣布了一项重大更新，将SharePoint的原生电子签名服务正式整合进了Microsoft Word中，这一变革性的功能旨在极大提升文档签署的效率与便捷性。
通过这一新功能，用户无需再将Word文档转换为PDF文件，即可直接在Word界面中发起电子签名请求。这一改进不仅省去了繁琐的文件格式转换步骤，还支持创建电子签名模板，进一步加速了文件的审批流程，并有效消除了实体签署的繁琐步骤。更重要的是，整个过程在Microsoft 365环境内进行，确保了数据的安全性和合规性。
在具体操作上，用户只需通过Word的插入功能区即可轻松访问电子签名功能。他们可以在文档中添加签名域，并直接发送签名请求，全程无需切换应用或更改文件格式。这一无缝集成的设计，使得电子签名的使用变得前所未有的简单和直观。
当签名请求发送后，系统会自动生成一个PDF副本供签署。签署完成后，这个PDF文件将被存储在原Word文档所在的SharePoint位置。整个过程都在Microsoft 365的信任边界内完成，从而确保了端到端的安全性。
用户还可以直接将Word文件复用为电子签名模板，这大大简化了重复签署的流程。同时，该功能还集成了审计追踪与通知机制。收发双方都会收到邮件通知，签署完成的PDF文件中还包含了完整的活动记录（审计追踪），这可以验证签署的时间以及签署人的身份。
为了确保数据的安全合规，管理员可以通过Office组策略为特定用户启用此功能，并限制在指定的SharePoint站点使用。所有电子签名活动都会被记录在Purview审计日志中，供管理员随时查看和审计。
微软表示，这一新功能目前正在向Microsoft 365的当前和Beta频道用户推送。预计将在7月初完成在美国、加拿大、英国、欧洲以及亚太地区的部署，并计划在2025年底前覆盖全球。对于管理员来说，启用这一功能的步骤也非常简单。他们只需在Microsoft 365管理中心启用SharePoint电子签名并勾选Word选项，然后通过Intune或组策略管理应用相应的策略即可。
当然，用户也需要满足一定的客户端要求，即使用Word桌面版（Microsoft 365当前频道或Beta频道）才能享受这一便捷功能。
